Una de las cosas más difíciles cuando se es autónomo es mantener el trabajo organizado. En internet existe una diversidad de herramientas para ayudarnos con este tema, herramientas de productividad, organización, project management, trabajo en equipo, diseño, etc.

El problema que es que muchas veces tenemos que crear un usuario en cada una de esas herramientas, terminando con toda una colección que a veces, en vez de ayudarnos con el tema de la productividad y la rapidez, nos quita tiempo. Si es tu caso, vengo a hablarte de una herramienta que, si bien puede que no sea una novedad para muchos, para mí si lo es (gracias a Milca Peguero, que me invitó a probarla 😉 ).

Se trata de Airtable, una chulería de Google que te permite manejar distintos proyectos sin importar de que naturaleza que sean, ofreciéndote modelos para gestionar actividades que van desde la organización de eventos, restaurantes y reclutamiento de personal, hasta marketing de contenidos y lanzamientos de productos.

Cómo comenzar a utilizar Airtable

Antes de comenzar, te aclaro que esta herramienta está disponible solo en inglés, es probable que dentro de poco tiempo Google lance versiones en otros idiomas, pero aun no se sabe cuando. Aunque es fácil de utilizar, si tienes dudas, puedes usar Google Translator para que puedas entender sus funcionalidades.

Para comenzar a usar Airtable, obviamente te recomiendo que tengas una cuenta de Gmail, ya que por ser una herramienta de Google, te pedirá identificarte como como uno de sus usuarios y el registro es totalmente gratis.

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Espacio de Trabajo

Lo primero que debes hacer, es escoger qué tipo de espacio de trabajo deseas utilizar. Puedes hacerlo a partir de una galería prediseñada con distintas temáticas para que uses la que necesites.
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Bases y Tablas

Dentro de cada espacio de trabajo, encontrarás bases, las cualesson precisamente bases de datos que puedes crear desde cero o a partir de un modelo ya creado. Estas bases pueden tener una o mas tablas como las que se realizan en una hoja de cálculo. En este caso, escogí una base que vino prediseñada en el espacio de trabajo que estoy usando, que se llama “calendario editorial”.

 

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Esta base a su vez contiene 3 tablas, de las cuales solo modifiqué una y la llamé con el mismo nombre. En esta es donde organizo los temas sobre los cuales pienso escribir próximamente, con sus fechas de publicación, categoría y etiquetas.

 

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Puedes elegir como quieres que se vea la tabla, como tal, como un formulario, galería, entre otras opciones. Todo dependerá de la naturaleza de lo que estés haciendo y de como te sea mas cómodo trabajar. Puedes incluir información, adjuntar archivos, links y notas.

También puedes modificar las tablas o hacerlas a partir de cero, escogiendo el tipo de contenido que tendrá cada columna, como notas, formato de fecha, check list, entre otros.

 

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Trabajo en Equipo

Otra funcionalidad de Airtable es que te permite trabajar en equipo, compartiendo tu espacio de trabajo o tablas con miembros de tu organización. Puede ser como una invitación por email, como a través de un link.
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Planes y precios

Airtable te permite trabajar gratis y dependiendo de tus necesidades, te permite añadir funcionalidades avanzadas y te ofrece una capacidad mayor de almacenamiento de archivos. Los precios pueden ir a partir de US$ 10.00 y el mayor dependerá de como personalices los features que quieras incluir. Estos pagos pueden ser anuales o mensuales.

 

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Si quieres ahorrarte un dinerito, puedes aprovechar su plan de referidos, donde te ofrecen US$ 10.00 por cada amigo que invites y se registre para usar la aplicación. También te ofrecen US$ 2.00 por descargar su aplicación. También puedes usar un trial de 13 días para que pruebes todas sus funciones.

Integración con otras aplicaciones

Por si fuera poco, Airtable tiene una potente API y te permite integrarla con un sinnúmero de aplicaciones como Mailchimp, Drive, Box, Wunderlist y un montón mas.

 

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Aquí te dejo una pequeña guía de 12 minutos para que no te pierdas nada.

The 12 Minute Airtable Guide from Airtable on Vimeo.

 

¿Qué mejora le harías a esta herramienta?

Hola, soy Esther Matos. Trabajo en marketing y emprendimiento digital desde hace ya un buen tiempo, realizando estrategias de marketing y redes sociales para mis clientes. Ayudo a empresas y profesionales a potenciar sus marcas.